Survey: Social Media in Translation

Colleague , Polish-English translator and interpreter is running a new research project: “Social Media in Translation”. If you have 15-20 minutes available, feel free to answer questions in her survey on Social Media and Translation : http://edu.surveygizmo.com/s3/567046/cca884500706.

 

Social Media: don’t bury your head in the sand

Translators, whether they like it or not (and whether they’re aware of it or not), are also business people.

Regardless of translating and accounting, when it comes to marketing, well… they have to do all of it on their own – find clients by themselves, fight in the jungle out there to stand out in the translation industry. With the social networks storm in the already fast changing Internet marketing world, everything is spinning and constantly on the move.

I still read on various translations groups/platforms about translators wondering whether they should use social media for their marketing. While my personal opinion is that this question is long obsolete and that these translators are already 2 years behind the competition, it is still not too late to jump in the fast moving train. Many translators simply do not like change but be it CAT-Tools or Machine Translation, change is happening in our industry. And when it comes to Social Media marketing for businesses, change is happening anyway, regardless of industries. Don’t bury your head in the sand, don’t be scared, stop pretending it’s not happening – because, hey, it’s happening. Investing in Social Media is a business decision that needs to be taken into account in your overall marketing strategy thinking. Either you decide you won’t use these tools, or you do. It’s as plain as that.

In my opinion, not using these tools is a pity. Why? Let’s see. They allow you to:

-  identify new potential clients/prospects, but also colleagues for potential collaboration;
- know when agencies are calling for translators, in which areas, language pairs, etc.
- create inbound leads generation (i.e. the potential client/partner finds you, you dont have to go look for them);
- create brand awareness online, be it among your peers, industry, prospects;
- gain credibility by positioning you as an expert, as the professional to go to;
- gain valuable insight and data on what’s going on in your industry, what the competition does and what you should be doing, what your clients are looking for;
- the vast majority of these tools are free to use (or at least features of most non-paying accounts on these sites allow you do to all this).

Now this all seems lovely and beautiful – and it truly is, because how many other tools do you know that can be do all of this at once for you? – but the big question behind it is: can I really do all the above at a low-cost?

No. Sadly – and frankly! – the answer is no.  Implementing a successful social media strategy (where you get most of the benefits listed above, if not all) takes a tremendous amount of time and energy. And time is money. This is all time and energy you will not be spending translating, which is actually your core-making activity. Social Media marketing is an investment, a business investment, which is why it needs to be carefully decided, planned and prepared. And maintained.

Don’t think you will get clients directly through social media. Translation is not a retail, food or consumers’ goods industry. I’m taking this example because those industries can directly reach to their consumers via social media. Guess who those consumers are? Us. You, me, your neighbour. Everybody needs food, clothes and various household appliances/goods. So it’s kind of easy for those industries to implement a social media strategy to reach out to their target – masses – (they have other challenges in the social media jungle but that’s off-topic) and furthermore, most of them can actually afford paying one (if not more) staff members doing full time social media for them (so-called Social Media Managers).

That’s another story for a freelance translator. Stop believing that by just having a profile somewhere, clients will flow. Stop thinking you’ll get clients via social media. This is not what those sites can do for you and this is not what you should expect from them. They won’t bring you much until you decide to invest in them.

Now I can see you wondering “OK, what can they do for me then?” and “How can I invest in them?” Well, then I suggest you check out my upcoming webinar on the topic on September 16th – click here.

See you then!

Alltag…

Freitagabend 17:00 Uhr:

Wir sind gerade dabei, Feierabend zu machen, als uns ein neuer Kunde eine E-Mail schickt. Der Kunde, ein Unternehmen, das umfangreiche Krankenhausinformationssysteme implementiert, benötigt bis Donnerstag nächster Woche dringend die Übersetzung verschiedener Dokumente. Wir schreiben dem Kunden sofort eine E-Mail und bitten um Zusendung der Dokumente, um ihm ein Angebot machen zu können. Der Kunde schickt uns folgende Dokumente:

- Beschreibung eines klinischen Softwareprodukts als PDF-Datei mit 37 Seiten, Englisch
- Beschreibung eines Labor-Softwareprodukts als Word-Datei 3750 Worte, Italienisch
- Beschreibung eines Pathologie-Softwareprodukts als Word Datei, 2300 Worte, Englisch

Die PDF Datei stammt von einem Zulieferer und liegt nicht als Word Datei vor. Wir machen uns also sofort an die Arbeit und bearbeiten die PDF Datei mit einem OCR-Programm, um die Wortzahl zu ermitteln. Die Datei hat 8500 Worte. Da es inzwischen Freitagabend 18:00 Uhr ist, beginnt ein Mitarbeiter sofort, in unserer Datenbank geeignete Fachübersetzer zu suchen und der zuständige Projektmanager ruft die Kontaktperson in dem Unternehmen an, um Details des Projektes, die für die Angebotserstellung erforderlich sind, zu klären. Während unser Projektmanager mit dem Kunden spricht, wird das Angebot erstellt. Unser Projektmanager teilt dem Kunden unseren Preis mit und erklärt ihm, dass wir noch heute auf seine Entscheidung warten werden, damit unsere Übersetzer sofort mit der Arbeit beginnen können. Nachdem fast 11.000 Worte aus dem Englischen ins Französische übersetzt werden müssen und wir im Gegensatz zu anderen Übersetzungsdienstleistern, die schon in ihrem Namen den Begriff „perfekt“ verwenden, darauf achten, dass unsere Übersetzungen von qualifizierten Übersetzern durchgeführt werden und nach Möglichkeit ein Übersetzer das komplette Dokument übersetzt, zählt jetzt jede Minute.

Als der Kunde unseren Preis hört, lässt er sich zu der Bemerkung hinreißen, dass die Preise des Sprachdienstleisters, mit dem er normalerweise zusammenarbeitet, um ein Drittel niedriger liegen als unsere. Trotzdem bittet er uns, ein Angebot abzugeben, auf das er dann spätestens am Montag reagieren würde. Unser Projektmanager versucht ihm zu erklären, dass durch die Komplexität und die Sprachpaare, die für diesen Auftrag erforderlich sind, kein günstigerer Preis möglich ist. Wir versuchen, dem Kunden klar zu machen, dass wir heute noch eine Entscheidung erwarten. Denn bei einem Auftrag in diesem Umfang (und außerdem noch sooooo dringend) können wir nicht erst am Montag anfangen, die einzelnen Dateien an die Übersetzer zu verteilen. Theoretisch wäre dies schon möglich, aber dann müsste der Text auf mehrere Übersetzer aufgeteilt werden, wodurch allerdings die Qualität leiden würde. Aber bitte, wenn der der Kunde damit einverstanden ist, können wir das machen. Das war hier jedoch nicht der Fall. Wir brauchen bis Freitagabend eine Entscheidung, um nicht noch 2 Tage zu verlieren.

In der Zwischenzeit haben wir die benötigten Fachleute kontaktiert und abgeklärt, dass sie, sobald wir die Auftragsbestätigung des Kunden haben, sofort mit der Arbeit beginnen können.

Freitagabend 18:30 Uhr:

Der Kunde erhält das Angebot per E-Mail und wir beginnen, die PDF Datei, die bisher nur grob eingescannt wurde, in ein Format zu bringen, in der sie bearbeitet werden kann. Mit der in unserem Arbeitsablauf im Rahmen der Qualitätssicherung erforderlichen Überprüfung, ob der Text in der PDF mit dem Text in der eingescannte Worddatei übereinstimmt, warten wir noch.

Freitagabend 19:00 Uhr:

Eine E-Mail der Assistentin, in der sie schreibt: „Bin im Büro und warte immer noch auf eine Antwort von meinem Chef. Ich habe eigentlich ein wichtiges Date, aber ich bleibe im Büro noch ca. 15 Minuten und melde mich, sobald ich weiß, wie sich mein Chef entschieden hat.“

Freitagabend 20:00 Uhr:

Immer noch keine Antwort vom Kunden. Wir haben beschlossen, aufs Weinfest zu gehen. Blackberry nehmen wir mit. Es liegt auf dem Tisch zwischen den Weingläsern. Plötzlich klingelt (mein Schwein pfeift) es. Gespannt starren wir auf das Blackberry…. Falscher Alarm! So geht es den ganzen Abend. Zwischen Wein und Bier immer wieder lange Gesichter. Aber wir amüsieren uns trotzdem und lassen uns die gute Laune nicht verderben. Ab und zu schreiben wir an die Übersetzer, um sie auf dem Laufenden zu halten. Es wird ein langer, netter Abend. Wir treffen ein paar Freunde und Bekannte, trinken noch ein Bier, ehe wir nach Hause gehen…. Der Kunde hat sich nicht mehr gemeldet!

Samstagmittag 13:30 Uhr

Wir warten immer noch…

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Diskussion

Zeitlicher Aufwand

Dem Kunden ist offensichtlich nicht klar, dass bei einem Projekt, in dem eine große PDF-Datei übersetzt werden muss, ein erheblicher Aufwand erforderlich ist, um die Datei in ein übersetzbares Format zu bringen und um sicherzustellen, dass der Inhalt dieser Datei nicht vom Inhalt der PDF-Datei abweicht. Ein Fachübersetzer schafft im Schnitt 2000-2500 Worte pro Tag, d. h. für die Übersetzung der englischen Texte müssten wir mindestens vier Tage einplanen. Dazu kommt der zeitliche Aufwand für die Überprüfung durch einen zweiten qualifizierten Übersetzer, und die interne Qualitätskontrolle, die unter Anderem sicherstellt, dass der Kunde ein ordentlich formatiertes korrektes Dokument erhält.

Verfügbarkeit der Übersetzer

Es gibt zwar unendlich viele Übersetzer, aber Fachleute, die sich auf medizinische Informatik spezialisiert haben, gibt es nur wenige. Diese Spezialisten sind häufig ausgebucht und nicht so  einfach verfügbar. Andere Sprachdienstleister neigen dazu, solche Projekte an weniger oder überhaupt nicht für diesen Bereich qualifizierte Übersetzer zu schicken, bzw. solche Projekte in mehrere kleine Abschnitte aufzuteilen, die von verschiedenen Übersetzern bearbeitet werden. Diese Vorgehensweise lehnen wir vollkommen ab, da jeder Übersetzter seinen eigenen Stil hat und die Übersetzung dadurch an Qualität verliert.

The European Medicines Agency (EMA) has published new QRD templates

On July 22nd, 2011, the EMA updated its QRD (Quality Review of Documents). Those are very important tools for all language service providers (LSP) working in regulatory affairs.

The new multilingual templates can be downloaded here .

Warum eigentlich “Stinging Nettle”?

Stinging Nettle

Sie fragen sich vielleicht, warum wir unseren Blog „Stinging Nettle“ genannt haben, und was dieser Name mit dem Themenbereich dieses Blogs zu tun hat. Im Gegensatz zur ersten Assoziation, die sie mit Brennnesseln hatten, geht es uns bei diesem Blog nicht darum, unsere Finger in irgendwelche Wunden zu legen oder Gräben zu vertiefen.

Vielmehr verwenden wir diesen Begriff häufig intern, um auf sprachliche Probleme hinzuweisen, die auf kulturellen Unterschieden basieren.

Die Stinging Nettle (Urtica dioica), auf Deutsch Brennnessel, bietet dafür ein perfektes Beispiel. Wenn Sie die Menschen in Ihrer Umgebung fragen, werden Ihnen die meisten Personen bestätigen, dass beim Berühren einer Brennnessel ein brennendes Gefühl bzw. ein brennender Schmerz ausgelöst wird. In englischsprachigen Ländern wird man Ihnen antworten, dass die Stinging Nettle natürlich „stinging pain“ bzw. eine „stinging sensation“ auslöst. So weit, so gut. Die meisten Übersetzer würden die Begriffe „brennender Schmerz“ bzw. ein „brennendes Gefühl“ als „burning pain“ bzw. „burning sensation“ übersetzen. Und anders herum lässt sich „stinging pain/stinging sensation“ vollkommen korrekt als „stechender Schmerz/stechendes Gefühl“ übersetzen.

Stellen Sie sich jetzt einen medizinischen Fragebogen vor, in dem folgende Frage vorkommt: „How often in the last 7 days did you have a stinging or burning sensation in your legs?“ und der Kunde als Erklärung für “stinging“ vorgibt „the sensation you feel when touching a stinging nettle“.

Es ist klar, dass dieses Gefühl im Deutschen als „brennend“ übersetzt werden würde, leider aber haben wir „burning“ im Ausgangssatz – was also tun?

Dieses Beispiel zeigt sehr schön, dass beim Übersetzen neben den rein linguistischen Kenntnissen, dem domainspezifischen Wissen und den regulatorischen Vorschriften auch kulturelle Unterschiede berücksichtigt werden müssen, die sich nur durch intensive Zusammenarbeit und Diskussion zwischen allen Beteiligten lösen lassen. Der Name unseres Blogs “Stinging Nettle” soll daran erinnern und dient als Aufforderung an all diejenigen, die an Übersetzungsprojekten beteiligt sind, als Team zusammenzuarbeiten.

Welcome!

Why this blog?

Pharmaceutical companies, medical device manufacturers, healthcare providers and companies from related industries such as the chemical and food industries are facing increasingly complex regulatory requirements.

This is especially true in Europe, but also in North America and Asia. Companies are heavily committed to translating a comprehensive array of documents into local languages and to publishing them. There are a multitude of national and international regulations and guidelines to be followed (e.g., REACH-CLP, MSDS, EMA templates for PILs and SPCs, etc.). Most of these regulations have a direct impact on the translations – not only do they specify the exact wording , but also, for example , U.S. guidelines on the content of consent forms for clinical trials simply do not apply in Europe, where other content guidelines take precedence.
Translation service providers who are not familiar with these guidelines run a serious risk of providing their customers with incorrect translations – this does not only lead to them losing customers, but can also mean considerable costs.

Unfortunately, many language service providers and freelancers are not familiar with these regulations and guidelines. Likewise, many clients do not know how to identify appropriate service providers and how to best cooperate with them to achieve top quality.

Whether it is a translation of a consent form for a clinical study, localization for PACS software, a corporate website or SOPs for the production of a flu vaccine – we strongly believe that any project not only requires regulatory, domain-specific and linguistic knowledge, but also close cooperation between all parties. This is just as true in medicine, where teamwork is often a necessity and where each member fulfills a specific role to achieve the best possible result.

With this blog, we intend to build a bridge between companies in GxP industries and the language and document services in order to support this team-building through mutual understanding.

The topics covered in this blog include:
• regulatory issues
• relevant standards and guidelines
• language service providers’ tools for translation and quality assurance
• procedures, the significance and application of which are often unclear (e.g. back translation, linguistic validation)

The team will be also posting industry news and writing on less serious topics – because occasionally we all need some fun!

Willkommen!

Was ist das Ziel dieses Blogs?

Pharma-Unternehmen, medizintechnische Unternehmen, Gesundheitsdienstleister und Unternehmen aus verwandten Branchen, wie z. B. die chemische oder Nahrungsmittelindustrie, müssen immer komplexere regulatorische Anforderungen erfüllen.

Speziell in Europa, aber auch in Nord-Amerika und Asien, sind die Unternehmen in hohem Maße verpflichtet, eine Reihe von Dokumente in die jeweiligen Landessprachen zu übersetzen und zu veröffentlichen. Dabei gibt es eine Vielzahl von nationalen und internationalen Vorschriften und Richtlinien (z. B. REACH-CLP, MSDS, EMA-Templates für PILs und SPCs usw.) zu beachten. Diese Vorschriften haben zum Teil einen direkten Einfluss auf die anzufertigenden Übersetzungen, da sie entweder den Wortlaut genau vorgeben oder weil z. B. bezüglich des Inhaltes für Einwilligungsformulare für klinische Studien in Europa andere Richtlinien gelten als in den USA.

Übersetzungsdienstleister, die diese Richtlinien nicht genau kennen und umsetzen, laufen Gefahr, ihren Kunden fehlerhafte Übersetzungen zu liefern, was nicht nur zum Verlust des Kunden führen, sondern auch erhebliche Kosten verursachen kann.

Leider sind viele Sprachdienstleister und Freelancer nicht vertraut mit diesen Vorschriften und Richtlinien. Ebenso ist vielen Auftraggebern nicht bekannt, wie sie geeignete Dienstleister identifizieren können, bzw. wie man mit diesen Dienstleistern am besten kooperiert, um eine optimale Qualität zu erzielen.
Egal ob es sich um die Übersetzung eines Einwilligungsformulars für eine klinische Studie, die Lokalisierung einer PACS-Software oder Firmen-Website, oder um SOPs für die Herstellung eines Grippe-Impfstoffs handelt – unserer Meinung nach erfordern alle Projekte nicht nur regulatorische, domainspezifische und linguistische Kenntnisse, sondern auch eine enge Zusammenarbeit aller Beteiligten. Wie so oft in der Medizin ist das Team, in dem jeder eine bestimmte Rolle erfüllt, die Voraussetzung, um das bestmögliche Ergebnis zu erzielen.

Mit unserem Blog möchten wir eine Brücke schlagen zwischen Unternehmen aus den GxP-Branchen und den Sprach- und Dokumentendienstleistern, um diese Teambildung durch gegenseitiges Verständnis zu unterstützen.

Der Themenkreis, den wir in diesem Blog behandeln möchten, umfasst:
• regulatorische Themen
• relevante Standards und Richtlinien
• Tools, die von Sprachdienstleistern in den Bereichen Übersetzung und Qualitätssicherung verwendet werden
• Prozesse, deren Bedeutung und Einsatzgebiete oft nicht klar sind (z. B. Back-Translation, linguistische Validierung)

Natürlich wird unser Team auch Neuigkeiten aus der Industrie und von Zeit zu Zeit etwas zur Entspannung posten.